La clé pour diriger une transformation d'entreprise est de s’organiser pour suivre à la fois les initiatives de transformation, les projets courants et les opérations. 

Ce n’est pas parce qu’on se transforme que tout s’arrête … bien au contraire ! 

Dans un précédent blogue, nous avons traité de la structure à mettre en place pour mener à bien votre transformation. Mais il y a plus. Le tourbillon du quotidien prendra inévitablement le dessus … il faut donc suivre notre transformation. 

On s'organise en fonction de six grands mécanismes. 

1. Mécanismes de prise de décision. Rien de pire que le sentiment de « spinner dans le beurre », faire du surplace en période de transformation. Les mécanismes de prise de décision doivent être clairement déterminés dès le départ. 

2. Processus de captation des idées. Bonne idée ! On fait ça ! Des gens talentueux avec de bonnes idées, nous en avons beaucoup dans nos organisations et c’est merveilleux ! Toutefois, il est essentiel de mettre en place un processus de captation des idées pour éviter de se retrouver avec une liste de projets qui a doublé avant même qu’on s’en soit rendu compte. 

3. Capacité. On est capable ! On en a vu d’autres ! Attention, les conséquences potentielles d’une capacité mal gérée sont nombreuses et peuvent freiner l’atteinte des bénéfices attendus de votre transformation. Gérer la capacité à livrer nos projets c’est bien, gérer la capacité à les intégrer c’est gagnant ! 

4. Calendrier et structure. Il y a les tendinites, les bursites et les réunionites. Tout le monde est débordé, manque de temps, constamment sollicité par les urgences quotidiennes. Établir un calendrier des différents comités est clé en s’assurant d’avoir un agenda, des objectifs clairs, une durée et que chaque participant comprenne sa contribution. Cette façon de faire permet d’éviter les redondances et … les pertes de temps. 

5. Tableau de bord. Comment savoir qu’on s’est rendu à l’objectif souhaité ? Comment sait-on que le chemin parcouru est satisfaisant ? Tout simplement en ayant une bonne vue d’ensemble. Un tableau de bord illustrant : 

• Un sommaire de vos initiatives de transformation avec un statut vert, jaune, rouge 

• Un sommaire de vos projets courants 

• Le suivi de vos indicateurs pour le trimestre ou l’année 

• Vos enjeux, vos risques, vos actions de suivi 

6. Trois actions prioritaires. Un objectif sans action c’est comme une bicyclette sans pédale, on n’avance pas. Ce processus doit débuter avec l’établissement des objectifs prioritaires par la haute direction. Ces objectifs doivent ensuite être partagés avec l’ensemble des gestionnaires. Finalement, au trimestre, identifier trois actions prioritaires que chaque employé pourra mettre de l’avant pour contribuer à l’avancée vers les objectifs. La force c’est le nombre. Plus grand est le nombre d’employés engagés dans votre transformation, plus grandes sont vos chances de succès ! 

Pour vous aider dans votre réflexion, je vous propose un aide-mémoire pour vous aider à organiser un écosystème de transformation optimal. 

Bonne réflexion ! 

Natalie Hubert

Directrice et conseillère senior
Aplus