Comment réussir sa réunion de lancement de projet
Saviez-vous qu’une réunion de lancement (ce qu’on appelle communément un kick-off) peut représenter jusqu’à 30% des conditions de succès d’un projet* ? Quand j’ai pris connaissance de cette statistique la première fois, j’ai été étonné. Vraiment ? 30% ? Malgré mes doutes, cela m’a convaincu, avec raison, d’accorder beaucoup plus d’importance à la qualité de mes rencontres de lancement. Selon mon expérience, cela fait une véritable différence.
Qu’en est-il de vos réunions de lancement ? Vous en tenez-vous à l’essentiel en vous concentrant sur le mandat à réaliser ? Où prenez-vous le temps, entre autres, d’amener les membres de l’équipe à se connaitre ?
Préparer sa réunion de lancement
Selon J. Richard Hackman, l’auteur derrière cette statistique du 30%, le seul fait, lors d’une réunion de lancement, de prendre du temps pour découvrir ce que chacun apporte à l’équipe en matière de compétences, d’expériences et d’expertise représente un élément différentiateur dans le succès d’une équipe.
C’est pourquoi, quand je contribue à l’organisation d’une réunion de lancement, j’insiste toujours pour réserver du temps pour apprendre à connaitre chacun. Il s’agit de temps bien investi car on découvre toujours des humains derrière le titre et des expériences et expertises qui pourront s’avérer cruciales pour la suite des travaux. Et cela contribue dès le départ à tisser des liens entre les membres de l’équipe.
Chez un client où l'on devait mettre sur pied une équipe de transformation pilotée par le Bureau de projets, nous avons tenu une première rencontre en effectuant un tour de table où chacun devait, au-delà de se présenter, répondre aux questions suivantes :
- Quels sont les faits saillants de ton expérience et de ton expertise ?
- Qu’est-ce que tu apportes à l’équipe ?
- Qu’est-ce qui te stimule dans un projet et une équipe ?
- Qu’est qui t’énerve dans le travail d’équipe ?
En écoutant chacun répondre, nous avons bien ri, nous avons eu plein de belles découvertes sur les membres de l’équipe et nous avons ainsi établi au départ un climat de respect et collaboration.
Caractéristiques d’une bonne réunion de lancement de projet
Évidemment, si consacrer du temps au volet humain est important, une bonne réunion de lancement doit aussi comporter plusieurs autres éléments clés. Voici les principaux que j’essaie toujours d’intégrer dans de telles rencontres :
- Un mot du porteur du projet pour bien le positionner son importance dans le contexte de l’organisation.
- Une vue d’ensemble du contexte, de la vision, des objectifs, de la portée, de l’échéancier.
- Revue d’une charte de comité qui précise :
- Le mandat et les livrables attendus de l’équipe
- La gouvernance
- Les modes de fonctionnement, de rendre-compte, de prise de décision
- Les rôles et responsabilités
- La fréquence et le format des rencontres
- Se donner des normes de groupe (s’entendre dès le départ ce qu’on attend les uns des autres en matière de comportements, de contributions, d’attitudes).
Les recherches de M. Hackman, le gros bon sens et mon expérience, confirment que le temps investi en amont pour bien définir un mandat et assembler un bon casting, combiné à une solide réunion de lancement, contribuent jusqu’à 90% du succès d’une équipe. Autrement dit, le succès d’un projet et d’une équipe est déterminé en bonne partie avant même que les travaux débutent. Bref, prenons le temps de bien préparer nos kick-offs.
Marcel Auclair
Cofondateur, vice-président et conseiller stratégique
Aplus
* Collaborative Intelligence – Using Teams To Solve Hard Problems, J. Richard Hackman, 2011
