Concevoir des réunions virtuelles engageantes, cela est-il possible ? Peut-on créer un réel engagement même à distance ? Oui, mais cela se prépare. 

Le télétravail s’est imposé à nous de manière imprévue. Ce qui était une affaire de quelques mois est devenu le quotidien pour beaucoup d’entre nous. Mais le travail à distance a su mettre en lumière ses avantages (favorise la productivité, supprime le temps de transport, etc…) mais aussi ses enjeux en termes de collaboration et d’engagement.  

Nous avons tous constaté l’augmentation du nombre de réunions (syndrome de « réunionite »), mais aussi assisté à des rencontres mal préparées et parfois chaotiques, et surtout des participants moins actifs car fatigués de passer leurs journées devant un écran, basculant d’une réunion à une autre… alors, comment faire en sorte d’engager vos participants ? Et si nous commencions par concevoir et animer des rencontres qui visent à atteindre les objectifs du groupe ? 

Pour cela nous devons remettre l’humain au centre des rencontres et non la technologie. Penser à leurs émotions, à leur expérience et à leurs besoins. Avec la distance, il est bien plus difficile de créer des liens ou même de sentir les valeurs qui peuvent engager une équipe, alors il faut prêter davantage attention à ces moments d’échange et bien les préparer.  

Voici 6 astuces pour vous aider à concevoir des réunions virtuelles plus engageantes : 

1. Pensez expérience et pas juste partage d’information 

Un des problèmes majeurs avec nos rencontres actuelles est que nous oublions de préparer un élément très important : l’expérience. 

Souvent les rencontres se limitent au partage d’informations par le présentateur avec en appui une présentation qu’on fait défiler pendant une heure. Temps pendant lequel les participants auront répondu à quelques courriels, messages, regardé leurs notifications…Il n’est pas aisé de garder l’attention et l’intérêt d’un public, d’autant plus que nous avons tendance à vouloir aborder une multitude de sujets dans un temps très court.  

Vous pouvez commencer par déterminer votre MVP (le Minimum Viable Powerpoint*) et ne montrer que les données nécessaires pour informer et engager votre groupe. Soyez moins ambitieux dans les agendas, cela permettra de prendre plus de temps d’échange avec vos participants. Vous pouvez également structurer les sujets abordés sous forme de questions afin de favoriser la participation. 

2. Clarifiez les objectifs de vos réunions virtuelles et les résultats attendus 

• Quels sont les objectifs ? Oui c’est basique et évident, pourtant il y a encore beaucoup de rencontres dans lesquelles on « meuble » avec des éléments qui ne sont pas pertinents et qui n’ont pas d’objectif précis. Et n’oubliez pas que les objectifs d’une rencontre peuvent être autant tactiques qu’émotionnels.  

Exemple d’objectif : rassurer une équipe face à un enjeu, s’aligner sur des éléments d’un projet. 

• Quels sont les résultats attendus de la rencontre ? On estime qu’un objectif est atteint si on a réussi à faire quoi ? 

Exemple : les participants repartent confiants et avec des réponses à leurs questionnements, les participants repartent en prenant connaissance du calendrier des livrables attendus et du RACI, etc. 

3. Qui doit participer à votre réunion ? 

Assurez- vous que seulement les personnes dont la participation est essentielle à l’objectif de la rencontre soient là. D’une part, vous ne ferez pas perdre du temps aux personnes dont vous n’avez pas forcément besoin et d’autre part, en tant que facilitateur de la rencontre, vous pourrez vous concentrer sur les participants qui vont vous permettre d’atteindre les objectifs que vous avez fixés. 

4. Surveillez l’émotion de vos participants 

Le non-verbal en dit long, on le voit, mais on doit également être attentifs à ce qui se dit et ce qui ne se dit pas. Observer au-delà de l’écran.  

Caméra fermée ou caméra ouverte ? Selon la culture des équipes on est souvent tous en caméra ouverte ou fermée. Les partisans de la caméra ouverte vont vouloir qu’elle soit ouverte à chaque rencontre/appel. Pourtant, avant le télétravail intensif, nous avions des appels téléphoniques sans pour autant se voir continuellement. En fonction de la nature de la rencontre, avoir la caméra ouverte pour voir les participants et mieux interagir avec eux est fortement conseillé, mais fixer un écran en continu pendant de longues heures et pendant les nombreuses rencontres est épuisant pour tout le monde. Peut-être que certains de vos appels, notamment pour des échanges informels ou des questions rapides, ne nécessitent pas d’avoir obligatoirement la caméra ouverte.  

Comprendre l’état émotionnel des participants pourra vous aider à mieux les engager. Posez-leur des questions : qu’est-ce qu’ils pensent du projet ? Quelles sont leurs attentes sur la rencontre/formation ? Cela vous permettra aussi de savoir si le groupe est dans le même état d’esprit. 

5. Quels sont les comportements souhaités ? 

Vous souhaitez que vos participants soient plus actifs ? 

Pour qu’ils adoptent les comportements attendus, vous devez proposer des activités qui les encouragent et pas juste espérer qu’ils les adoptent naturellement. 

Qui n’a pas entendu les mouches voler à la fin d’une présentation lorsqu’on vous donne enfin la parole après 1h de monologue de l’animateur ? Si vous voulez que les gens s’expriment, permettez leur contribution rapidement afin de créer cette dynamique. 

Et n’oubliez pas que votre langage corporel et le ton de votre voix est un atout pour transmettre l’énergie positive souhaitée et ainsi favoriser la participation. 

6. Créez un plan pour concevoir une réunion engageante 

Créez un plan pour votre rencontre en tenant compte des points précédents et n’oubliez pas de communiquer les détails logistiques à vos participants. Vérifiez que vous ne couvrez pas trop de sujets dans le temps alloué, laissez-vous une marge de temps supplémentaire et évitez de commencer une rencontre par parler de détails logistiques.  

On ne peut pas contrôler l’état dans lequel vos participants vont arriver à une rencontre. Cependant, plus vous soignerez la préparation de vos réunions, plus vous mettrez en place des conditions pour engager et faire collaborer vos participants, qu’ils soient à distance, dans la même pièce que vous, ou les deux.  

N'oubliez pas de sonder vos participants. Ont-ils trouvé que la rencontre était pertinente, bien menée ? S’ils devaient noter leur ROTI ( Return On Time Invested ) de 1 à 5 ? Si le résultat est inférieur à 3, demandez-leur plus de détails afin d’améliorer les prochaines. Car à la fin, nous sommes tous contributaires et tributaires du succès d’une réunion. 

Paula Alvarez

Chargée de marketing et projets numériques
Aplus

* HBR -  https://hbr.org/2020/03/how-to-get-people-to-actually-participate-in-virtual-meetings