Faisant face à une vague perpétuelle de changement et ainsi une multiplication des projets, jumelées au roulement important dans les équipes, il est parfois difficile de trouver le moment opportun pour dresser un bilan qui marque la clôture d’un projet. Regardons ensemble de plus près un outil parfois sous-estimé : le post-mortem. 

Pourquoi, quoi et quand faire un post-mortem d'un projet ? 

L’étape du post-mortem est nécessaire pour apprendre des leçons, non seulement du point de vue individuel, mais également de retirer des apprentissages en tant qu’équipe.  

• Avions-nous des modes de collaboration efficaces entre nous ?  
• Étions-nous à l’écoute des gens sur le terrain ?  
• Quels ont été nos bons coups ?  

Ce ne sont que quelques exemples de questions qui peuvent alimenter les réflexions dans cet apprentissage collectif. C’est réellement un outil de réflexion qui nous permet d’identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui a moins bien fonctionné. Pour ce faire, il est primordial de réunir des gens ayant joué des rôles divers au sein du projet et ainsi obtenir des perspectives différentes. À cet égard, il est important de se mettre dans un état d’esprit d’ouverture, d’empathie et d’écoute afin d’en tirer le maximum de bénéfices qui pourront être mis à contribution dans un projet futur.   

Bien sûr, comme le mot l’indique, le post-mortem doit s’effectuer lors de la clôture d’un projet. Il est important que cette étape se retrouve noir sur blanc dans le plan de projet puisqu’il faut récolter les commentaires et réflexions le plus « à chaud » possible. Comme la mémoire est une faculté qui oublie, les apprentissages seront plus riches et précis, si cette étape est tenue rapidement suite à la fin du projet puisque les joueurs clés viennent de le vivre, avec ses hauts et ses bas. Ils auront donc tendance à parler davantage à cœur ouvert. 

Des exemples ancrés dans l’actualité

Si vous cherchez des exemples concrets ou le post-mortem est prescrit, il n’y a qu’à vous tourner vers l’actualité des derniers jours. La gestion des dommages causés par la pluie verglaçante du début avril au Québec, exige des réflexions pour mieux faire les choses à l’avenir. Radio-Canada a d’ailleurs relaté des propos de la mairesse de Montréal, Valérie Plante, allant en ce sens dans un article “un post mortem va s’imposer, c’est évident. Il y a des leçons à prendre à tous les niveaux, pour Hydro-Québec, pour la Ville de Montréal.” Ici, on nomme deux parties prenantes clés qui devront s’asseoir à la table des échanges. 

Organisation du post-mortem : les bonnes pratiques et étapes  

Tel que mentionné précédemment, il importe que le post-mortem se retrouve au plan de projet puisque qu’avec les agendas chargés de chacun, les disponibilités se font plutôt rares en fin de projet, surtout lors de l’entrée dans l’étape d’amélioration continue. Idéalement, planifiez la rencontre dans les quelques jours qui suivent la fin du projet.  

Dans le but d’être efficace, il est toujours gagnant de préparer les joueurs qui se retrouveront autour de la table à l’aide d’un document préparatoire faisant état des sujets qui seront explorés lors de cette rencontre. Cela permet de donner un coup d’avance aux participants car ils seront au cœur des discussions et des échanges. 

Conseil personnel : prévoyez un animateur mais également un preneur de note. Considérant que les échanges peuvent prendre toutes sortes de trajectoires, un travail de synthèse sera de mise à la suite de cette rencontre afin de s’assurer que tout le monde a bien assimilé les discussions de la même façon. D’ailleurs, cela permet également à l’animateur de réellement créer un espace sécuritaire qui favorise les échanges honnêtes en toute transparence. 

À la fin de la rencontre, présentez les prochaines étapes. Ceci démontrera que leurs commentaires ont été écoutés et qu’une synthèse de ceux-ci sera présentée à la haute direction pour être pris en considération dans de futurs projets. 

En conclusion, lorsque l’on effectue un post-mortem, on ne cherche pas simplement à identifier ce qui n’a pas marché, mais davantage de pistes d’amélioration. L’objectif principal du post-mortem n’est pas d’en faire plus mais de faire mieux ! 

Marie-Christine Verret

Conseillère en gestion du changement

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