Malgré la bonne volonté de vos équipes, vous avez du mal à obtenir une collaboration efficace ? Si la collaboration est essentielle pour votre transformation, sachez qu’elle doit être organisée.
Le concept n’est pas nouveau, je vous en parlais déjà il y a quelque temps en mettant l’accent sur trois clés de la collaboration :
Et c’est déjà un bon début. En période de transformation, c’est encore plus important de l’orchestrer consciemment.
Amateurs de musique classique ou pas, avez-vous déjà vu la partition qu’un Maestro doit ‘lire’ pour diriger un orchestre ? C’est vraiment très complexe ! Pourtant, quand vous êtes assis à écouter l’orchestre, cela peut paraître si facile et mélodieux. Le Maestro ne fait pas qu’agiter une petite baguette pour le spectacle… Il y a tellement de structure derrière la pointe de ce petit instrument !
Sachez qu’en période de transformation, il faut mettre en place tout un écosystème pour assurer la collaboration requise pour la réaliser sans mettre à risque vos opérations. Votre transformation devient la pièce musicale que l’orchestre devra jouer.
Cet écosystème doit être composé de compétences organisationnelles clés (les composants de l’orchestre) ; de ressources suffisantes et compétentes (musiciens de talents, budgets, instruments, etc.) ; ainsi que d’un gardien de votre transformation (le Maestro).
Votre écosystème doit également être pourvu de mécanismes et de processus de gestion clairs et bien structurés.
Un orchestre symphonique regroupe plusieurs champs de compétence : les cordes, les vents (les bois et les cuivres) et les percussions. De même, votre transformation requiert des compétences qui sont différentes de celles généralement requises pour opérer votre entreprise. Il faudra réunir les compétences suivantes :
La collaboration entre ces quatre compétences-clés feront la différence entre une dépense de transformation ou un investissement en transformation !
La gestion de projet est essentielle à la réussite d’une transformation. Il ne s’agit pas de donner la responsabilité à un gestionnaire mais bien de s’assurer d’avoir des ressources compétentes en gestion de projets complexes. Il faudra des ressources dédiées à la gestion des projets, même si les contributeurs à un projet peuvent varier. C’est une discipline qui requiert des compétences bien précises qui seront un élément essentiel à la réussite de votre transformation.
La gestion du changement est d’autant plus importante en transformation. C’est aussi une discipline qui s’organise autour d’une stratégie et qui exige un plan en soi. Une transformation réussie n’est pas que la somme de projets réussis (portée, budget, échéancier) ; cela requiert le liant entre les projets : l’adhésion des gens dans votre organisation qui devront adopter de nouveaux processus, des nouveaux outils, de nouvelles compétentes, etc. Sans adoption des changements dans l’organisation, votre transformation ne saura rencontrer vos attentes.
Le développement organisationnel est parfois limité dans les organisations. En période de transformation, cela devient un ingrédient essentiel à la réussite. Votre transformation exigera certainement le développement de nouvelles compétences, des changements importants aux rôles et responsabilités, peut-être même une restructuration. Il sera important d’avoir les compétences requises pour organiser tout cela.
La gestion de la performance est souvent présente dans nos organisations. En période de transformation, il est encore plus important d’avoir développé cette compétence car il faudra définir de nouveaux indicateurs de performance, certes, mais il faudra surtout être en mesure de comprendre comment les bénéfices souhaités seront réalisés afin de les mesurer et les suivre jusqu’à ce qu’ils soient complètement réalisés.
Si les quatre compétences précédentes doivent faire partie d’un écosystème spécifique à la transformation (l’orchestre), il ne faut pas négliger pour qui l’orchestre joue. Apprécier la musique classique est une compétence qui se développe. De même, la résilience au changement doit se développer dans toute l’organisation afin de pouvoir adopter avec succès les changements apportés par la transformation. Si la gestion du changement est une discipline bien définie, le leadership du changement est la responsabilité de nombreuses personnes dans votre organisation :
Si vous êtes sérieux à propos de votre transformation, vous devrez vous assurer d’y allouer les bonnes ressources. Mais qu’est-ce que ça veut dire exactement ?
Pourriez-vous imaginer aller voir un concert où :
La réponse est non. Alors pourquoi n’en serait-il pas de même avec votre transformation. Vous avez certainement décidé d’y dédier des fonds, maintenant il faut les utiliser à bon escient. Cela implique de :
Saviez-vous que les membres d’un orchestre ne sont pas toujours ensemble à préparer la pièce qu’ils vont jouer au prochain concert ? Bien entendu, il y a les différents ensembles (1ers violons, 2è violons, trompettes, violoncelles, flûtes, etc.) qui doivent se répartir le travail, puis pratiquer chacun sa partition avant de répéter par ensemble. Pour s’assurer de bon fonctionnement, ils ont des mécanismes souvent mis en place par leur Maestro. Il en va de même pour une transformation. Voici ce qu’il faut retenir pour favoriser la collaboration à travers la transformation :
Pourriez-vous imaginer un orchestre symphonique sans Maestro ? Derrière les mouvements de sa baguette le soir d’une représentation se cachent des heures et des heures de coordination, priorisation, résolution de problèmes, gestion des différents ensembles, répétitions, etc.
Si vous souhaitez atteindre les objectifs de votre transformation sans mettre à risque vos opérations, il faut y dédier une ressource qui sera le gardien de votre transformation. Ses défis ?
Alors, qu’en est-il de la collaboration dans votre transformation ?
Si l’analogie de l’orchestre symphonique permet de comprendre comment structurer la collaboration, l’analogie du hockey utilisée dans un autre billet de blogue pourrait vous aider à comprendre ce qu’il faut pour défaire les silos et amener les gens à collaborer avec un nouvel objectif commun en tête. Je vous rappelle que nous vous avons déjà présenté 4 leviers pour une collaboration efficace qui sont résumés dans l’image ci-dessous :
Maintenant, à vous de réfléchir à ce qui est en place chez vous, les leviers existants sur lesquels miser pour une collaboration efficace. N’oubliez tout de même pas de réfléchir aux différents obstacles ou éléments manquants. J’espère avoir réussi à vous faire découvrir quelques angles morts.
Je vous invite également à consulter un article intéressant du Harvard Business Review intitulé : ‘Cracking the Code of Sustained Collaboration’ qui abonde dans le même sens : la collaboration, tout le monde dit oui, mais ça ce ne suffit pas. Il faut la structurer.
Manon Champagne
Co-fondatrice, présidente et conseillère stratégique
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