Les entreprises qui adoptent la gestion de projet Agile reconnaissent que celle-ci favorise le changement fréquent de priorités tout en accélérant le rythme de livraison¹. Ceci peut avoir un impact sur la stratégie et les plans des gestionnaires du changement. Prenons donc un pas de recul et regardons ensemble quelques éléments à considérer pour adapter la gestion du changement à ce type de projet.

Comment la gestion du changement peut tirer son épingle du jeu dans un contexte de gestion de projet Agile?

Dans un contexte de gestion de projet en mode Agile, il convient de le rappeler, le changement se vit à un rythme plus soutenu que dans le cadre de projets gérés en mode Waterfall.

Le projet géré en mode Agile donne lieu à des succès initiaux et toutes les parties prenantes impactées peuvent témoigner de ces réussites sous la forme de changements implantés tôt dans le projet. Il y a alors un effet d’entraînement et l’organisation prend goût au changement avec enthousiasme. Préparez-vous à entendre des commentaires positifs : ‘’On sent que les choses changent, enfin !’’, diront certains, ‘’Les gens se parlent maintenant’.

Même si l’ampleur des changements fréquents est moins grande que lorsqu’on effectue un long développement et ensuite un déploiement plus important, on peut parfois avoir l’impression qu’il y a trop de changements. En mode Agile, il n’y a pas une semaine qui passe sans l’arrivée d’un communiqué ou d’une activité reliée à un changement parmi tous les changements qui seront vécus lors du projet.

Si nous combinons ces multiples changements au fait que ceux-ci sont de nature incrémentale et d’envergure limitée, il faut penser ajuster la gestion du changement pour mieux la positionner en soutien aux parties prenantes et à l’organisation impactée.

Voici quelques pistes de réflexion :

1) Regarder la vue d’ensemble : Il peut être avantageux, voir essentiel, de bâtir un plan global en lien avec les changements successifs afin de visualiser l’ensemble des communications et activités de gestion du changement qui seront vécues par chaque groupe de parties prenantes. Cette planification est nécessaire afin de s’assurer que les activités prévues se combineront aisément avec les autres activités de gestion du changement prévues au calendrier.

2) Garder ce qui est essentiel : Les modèles d’adhésion au changement recommandent une période plus ou moins longue de sensibilisation au changement à venir. En mode agile, il est de loin préférable de réduire la durée de la période de sensibilisation pour se centrer sur l’essentiel : Pourquoi ce changement, comment serez-vous impacté et quand. Engagez les parties prenantes seulement lorsque c’est véritablement nécessaire.

Aide-mémoire pour la gestion du changement dans un contexte de gestion de projet Agile

1. Planifier le calendrier des événements de gestion du changement, être prêt à plusieurs itérations, améliorations et modifications.
2. Multiplier les occasions et outils de communication des messages clés tout en limitant le niveau de détail et en restant très proche de la date de ‘’déploiement ‘’. N’oubliez pas la perception sur le terrain : les changements sont nombreux et fréquents.
3. Miser sur un ou des parrains exécutifs informés, engagés et actifs pouvant préparer le terrain pendant qu’un changement est en développement.
4. Ne pas hésiter à inclure les livrables de gestion du changement à la planification des sprints. Ceci vous garanti la présence d’individus clés au projet (Experts métiers – SME, décideurs, etc.) qui pourraient également être utilisés comme ressources ailleurs sur le projet.
5. Sensibiliser/former l’équipe de projet à la gestion du changement. Plus l’équipe de projet comprends la gestion du changement, plus les gestionnaires du changement seront intégrés aux bons événements au sein de chaque sprint.

Nous pouvons dire que les efforts de planification et d’adaptation de l’approche de gestion du changement pour s’aligner avec la méthodologie agile permettront aux gestionnaires du changement d’évoluer plus aisément au rythme du projet, de ses itérations et déploiements fréquents et successifs.

Quand vous analysez votre plan de gestion du changement pour un projet en mode agile, quelles améliorations pouvez-vous faire pour que celui-ci s’intègre encore mieux au mode agile ?

Mona-Lisa Shenouda

Conseillère principale en gestion du changement

Aplus

1. https://www.zeolearn.com/magazine/why-agile-is-the-most-popular-methodology