On a trop souvent tendance à confondre la gouvernance de transformation avec celles des opérations et des projets. Une erreur qui peut avoir de lourdes conséquences. Voici pourquoi.

Si vous trouvez que votre transformation ne progresse pas comme prévu, vous rencontrez peut-être un enjeu de gouvernance. Comme vos ressources sont limitées et que les mêmes joueurs se retrouvent souvent autour de la table, vous avez peut-être opté de faire le suivi de la transformation à travers celui des opérations courantes et de confier la transformation au bureau de projet. Plusieurs dirigeants réalisent maintenant les limites de cette approche.

Séparer la gouvernance de transformation de celle des opérations

Mettre l’accent sur la transformation sans une telle séparation est utopique, car le tourbillon des opérations courantes prend alors souvent le dessus.

Les jours, les semaines et les mois passent et pourtant vos projets de transformation n’avancent pas. La mise en place d’une gouvernance de transformation vous permet de remédier à cette situation. Elle vous donne la structure et la discipline nécessaires pour garder l’œil fixé sur vos objectifs de transformation tout en tenant compte de vos capacités financières et humaines.

Bureau de projet et bureau de transformation : deux instances distinctes

Attention! Il n’est pas question ici de mettre sur pied un bureau de projets. Gérer des projets et gérer une transformation sont deux choses très différentes.

Quand vous gérez des projets

Vous gérez une initiative précise avec une portée qui lui est propre, un budget et un délai à respecter.

Quand vous gérez une transformation

En plus de gérer un ensemble de projets, vous gérez typiquement des changements majeurs au niveau de votre structure, de votre culture, de vos mentalités et de vos processus.

Vous visez d’abord des objectifs transformationnels plutôt que des projets. De tels changements ne peuvent s’opérer que s’ils sont gérés en intégrant plusieurs perspectives : affaire, culturelle, humaine, fonctionnelle, régionale, sites, projets, capacité, collaboration, comportements et autres.

Pistes pour mettre en place une telle gouvernance :

• Créez un Comité de directeur de la transformation réunissant les décideurs clés.
• Mettez en place un Bureau de la transformation piloté par un chef de la transformation (dont les compétences sont bien distinctes de celles d’un gestionnaire de projet) incluant des responsables pour le volet gestion de projet et pour le volet gestion des parties prenantes.
• Établissez un comité réunissant des responsables des secteurs touchés pour s’assurer d’intégrer la perspective des destinataires du changement dans les décisions.
• Créez une table réunissant les différents chefs de projet pour que ceux-ci gèrent en continu les interdépendances entre leurs projets.
• Développez et communiquez une illustration de votre gouvernance en précisant les mandats et les rôles et responsabilités de chacun ainsi que les mécanismes de fonctionnement des différentes instances.

Rien n’est plus imprévisible qu’une véritable transformation

Une solide structure de gouvernance vous permet de rapidement capter et traiter les enjeux, obstacles et opportunités qui se présenteront inévitablement tout au long de votre transformation.

Manon Champagne,
Co-fondatrice, présidente et conseillère stratégique
Aplus