Je travaille régulièrement avec des leaders qui me font part d’équipes qui travaillent trop en silos. D’employés débordés qui peinent à collaborer aux projets auxquels ils sont assignés. De réunions inefficaces ou trop nombreuses où on perd son temps. De membres d’équipe qui font seulement acte de présence, prennent trop de place ou freinent la collaboration par leurs comportements. 

Ces défis vous semblent familiers ? Il y a nombre d’actions à prendre pour les minimiser, par exemple : se donner une charte d’équipe et des normes de groupe, revoir les rôles et responsabilités ou encore revenir sur nos modes de fonctionnement. Dans tous les cas, la meilleure façon d’éviter et minimiser ces enjeux demeure encore de se poser les quatre questions suivantes avant même que les gens n’aient à collaborer.

Est-il vraiment nécessaire que tous ces gens se réunissent pour collaborer ?

Le but de la collaboration n’est pas la collaboration en elle-même. La collaboration de plusieurs ressources se veut un moyen pour atteindre des résultats. Elle représente une bonne stratégie lorsque la contribution de plusieurs expertises, équipes et autres est requise pour bien comprendre une situation, trouver des solutions et réaliser des projets. Ne pas se poser cette question en amont entraine souvent une multiplication des rencontres et du nombre de participants pour le simple objectif d’impliquer le plus de gens possibles. Ont-il une valeur ajoutée? Trop souvent, il en résulte une sur-collaboration qui épuise et démobilise les gens.

Quel est l’objectif commun qui fédérera les efforts de tous les participants ?

Cette question peut sembler banale, mais combien de fois ai-je vu des participants se réunir pendant nombre de réunions sans trop savoir quels étaient précisément les objectifs visés par leur collaboration. Sans un objectif commun clair pour chacun, il devient plus facile pour les participants de limiter leur effort collaboratif en s’absentant des rencontres, en faisant seulement acte de présence, en ne s’impliquant dans les solutions ou en ne donnant pas suite à leurs engagements.

Qui devrait collaborer à cette initiative/ce projet ?

Là encore, s’il s’agit d’une question évidente, combien de comités, équipes ou rencontres ai-je vus où soit il manquait des personnes clés, soit il y avait trop de monde ou soit on ne retrouvait pas le bon profil de participants au niveau décisionnel ou expertise.

Les ressources identifiées disposeront-elles du temps nécessaire ?

Sélectionner les bonnes ressources signifie également identifier des personnes qui auront le temps de collaborer à une initiative ou un projet et de leur dégager, réellement, le temps qu’elles ont besoin afin d’y contribuer. Combien de ressources brillantes et pleines de bonnes intentions ai-je observé ne pas bien collaborer faute de temps, ensevelis par mille et une autre priorités. 

Je rappelle constamment que la collaboration est un résultat. Le résultat de la mise en place de conditions qui favorisent une collaboration efficace. C’est-à-dire, une collaboration qui donne des résultats. Pas seulement du temps à se parler et à s’écouter. 

Vous posez ces quatre questions en amont de toute initiative qui requiert une collaboration inter-secteurs augmentera considérablement la qualité de la collaboration dans vos équipes. Bonne collaboration!

Marcel Auclair
Cofondateur, vice-président et conseiller stratégique
Aplus