« Quels sont les objectifs et les projets à prioriser? » demande le gestionnaire. « Ils sont tous prioritaires. Organisez-vous! » lui répond son supérieur. Combien de fois ai-je entendu ou assisté à la variante d’un tel scénario dans une organisation. Comment réagir dès lors? Tentative de réponse.

Quand tout est important…!

Tout est critique. Vous devez vous transformer, développer de nouveaux produits, percer des nouveaux marchés, réduire vos coûts, standardiser vos processus, changer vos systèmes, être plus agiles et innovants, devenir plus collaborateurs, modifier votre structure organisationnelle, régler vos problèmes de qualité, améliorer la satisfaction clients et la liste pourrait se poursuivre à l’infini.

La pression est forte pour vous, dirigeants et gestionnaires. Elle vient de l’externe (clients, marchés, compétiteurs, nouvelles technologies) et de l’interne (systèmes désuets, processus inefficaces, manque de ressources et d’expertises, structures inutilement lourdes, problèmes de production).

Du risque de multiplier les initiatives

Que faites-vous pour répondre à ces enjeux? Vous multipliez, avec raison, les initiatives. Cependant, même si chacune d’entre elles est pleinement justifiée, leur multiplication, sans une gestion rigoureuse et intégrée au niveau de l’entreprise et de ses équipes, peut entraîner des conséquences néfastes telles que :

• éparpillement des ressources;
• sommes investies à perte et ressources consacrées à des projets secondaires;
• épuisement de vos équipes (gestionnaires et experts) sollicités sur de nombreux projets qui s’ajoutent à leurs tâches habituelles;
• projets qui ne respectent pas les délais, dépassent les budgets et ne donnent pas les résultats souhaités;
• engagement à la baisse découlant d’une surcharge de travail et de la frustration d’investir autant d’efforts sans voir de résultats concrets.

Apprenez à dire NON

Comment faire pour répondre aux pressions, externes et internes, se transformer rapidement à tous les niveaux sans crouler sous le nombre d’initiatives? Il n’existe pas de recettes magiques, mais des pratiques éprouvées par nombre de leaders et d’organisations :

« Ce n’est qu’en disant NON que vous pouvez vous concentrer sur les choses qui sont réellement importantes. » - Steve Jobs

• Apprenez à dire non aux initiatives et opportunités intéressantes, mais qui vous dévient de votre vision, de vos objectifs et projets prioritaires.
• Mettez en place un processus « De l’idée au projet » que doit suivre toute bonne idée avant de devenir un projet formel.
• Créez un bureau de la transformation, ou une structure similaire, qui vous permet de prioriser, de séquencer et suivre l’ensemble des projets et initiatives de votre organisation (technologiques, d’affaires ou autres).

N’oubliez pas en tant que dirigeant de prendre garde à votre propre impatience. C’est elle qui est souvent à l’origine de cette multiplication d’initiatives.

Marcel Auclair,
Cofondateur, vice-président et conseiller stratégique
Aplus transition