Vous arrive-t-il de perdre patience devant un enjeu qui ne se règle pas, un projet qui n’aboutit pas ou des gestionnaires qui ne semblent pas comprendre ce que vous voulez? Oui? Ce blogue est pour vous.

Patience est mère de … clarté

En tant qu’entrepreneur et leader d’équipe, cela m’arrive régulièrement, et je constate la même chose chez les dirigeants que j’accompagne. En période de transformation, ce phénomène s’aggrave. En y regardant de plus près, je retrouve une cause commune à ces situations : le manque de clarté.

Origine du manque de clarté

Ce manque de clarté peut avoir plusieurs origines :

• Les enjeux, la vision, les objectifs et les projets :
  • ne sont pas suffisamment clairs pour les initiateurs;
  • n’ont pas été communiqués clairement.
• Gestionnaires et employés ne savent pas :
  • précisément ce que l’on attend d’eux;
  • ne savent pas comment procéder.

Quatre étapes pour retrouver la lumière

Pour éviter ces situations, qui représentent de sérieux obstacles à une transformation, voici quatre étapes d’un Processus de clarté que je rappelle régulièrement à mes clients, et à moi-même, quand croît mon impatience :

1. ÉMERGENCE

Il est rare qu’un enjeu, une vision, des objectifs et des projets soient clairement définis en une seule étape. Il s’agit généralement d’un processus itératif, pour ne pas dire chaotique, lors duquel s’entrechoquent les idées, les perspectives, les convictions, les agendas personnels, les craintes et les intérêts de chacun. Il s’agit d’apprendre à reconnaître et à respecter ce processus d’émergence.

Ce processus peut être accéléré grâce à une démarche structurée et un accompagnement des décideurs.

2. FORME

Une fois les choix faits, assurez-vous de les formuler de manière intelligible pour tous. Le choix des mots et de la forme permet d’être certain que l’équipe de direction, et tous les joueurs clés, ont une vision, des objectifs, des stratégies et des projets communs. Voici quelques suggestions sur les mots et la forme :

• Limitez le nombre de mots qui définissent et présentent votre vision ou vos objectifs.
• Limitez vos priorités : Rappelez-vous qu’il est difficile pour la majorité de se rappeler toute liste comprenant plus de trois éléments.
• Une image vaut mille mots : Illustrez vos propos par une démarche, une ligne de temps, des analogies, des histoires, des tableaux ou des comparaisons.

3. COMMUNICATION

Une fois la forme de vos messages définie, communiquez-la à vos gestionnaires et vos employés. Pensez « Plan de communication » en vous posant les questions suivantes :

• Quelles personnes devraient être rencontrées individuellement?
• Quels groupes informer prioritairement?
• Qui devrait les rencontrer?
• Quels sont les objectifs des rencontres : informer, consulter, impliquer?
• Quel devrait être l’agenda?

4. APPROPRIATION

Mon expérience m’a appris une chose : Même les messages les plus clairs et les mieux présentés ne suffisent pas à mettre les gens en action. Il est important de les répéter, encore et encore. 

Et ensuite de se rappeler, même si cela demande des efforts soutenus, que l’adoption de nouveaux comportements vient avec un accompagnement, et un suivi.

Il s’agit ici d’aider les personnes concernées à identifier les actions à entreprendre au quotidien pour concrétiser la vision, les objectifs et les priorités de l’organisation. Exemple : Si l’entreprise prend un virage client ou un virage numérique, comment cela se traduit-il pour la personne aux finances, aux opérations? Quelles actions peut-elle mettre en place au quotidien pour concrétiser ces virages?

J’espère que ces quatre étapes vous auront permis de créer davantage de clarté.

Un outil pour vous aider : Tableau de bord de la clarté

Sur une échelle de 1 à 10 (1 = Pas clair du tout, 10 = Très clair), évaluez dans quelle mesure votre équipe de direction, vos gestionnaires et vos employés ont la même perception des éléments clés suivants pour l'organisation.

Pour chaque aspect et groupe pour lequel l’évaluation est égale ou inférieur à 6, identifiez les actions que vous pouvez mettre en place pour créer davantage de clarté.

Marcel Auclair,
Cofondateur, vice-président et conseiller stratégique
Aplus