Défi de capacité : Accomplissez des changements importants sans perturber les opérations quotidiennes.

Amenez-en des projets, on est capable ! Cette phrase vous dit quelque chose ? Avez-vous l’impression que les projets dans votre organisation se multiplient, s’accumulent, s’accélèrent ? Avez-vous le sentiment que votre organisation se transforme ? C’est la réalité de beaucoup d’entreprises. Nous avons parfois tendance à surestimer la capacité des équipes à livrer les projets. Et nous surestimons la capacité de l’organisation à intégrer les changements apportés par ces projets. Nous devrions accorder autant d’importance à l’une ET à l’autre, c’est à dire notre capacité à livrer ET à intégrer.  

On ne fait pas pousser une plante en tirant sur la tige. On fait pousser une plante en lui donnant toutes les conditions gagnantes : la juste quantité d’eau, un éclairage approprié, de l’engrais au moment opportun et parfois un tuteur pour l’aider à pousser dans la bonne direction. 

Je vous propose quelques pistes de réflexion et des outils pour vous aider à réussir vos projets de transformation tout en maintenant vos opérations. 

Les conséquences d’une capacité mal gérée 

Une capacité mal gérée peut être coûteuse. Les conséquences potentielles sont nombreuses et ce, à plusieurs niveaux :  

  • Ressources humaines : Épuisement, démobilisation 
  • Opérationnel : Bénéfices non réalisés, retards dans les projets, coûts plus élevés que prévus, des ratés dans les opérations courantes 
  • Relation client : temps d’attente plus long, erreurs de facturation, etc.  

Nous voulons à tout prix éviter cela.  

L’évaluation de la capacité à deux niveaux 

Qu’on utilise un logiciel sophistiqué ou un simple tableur, ce qui importe surtout c’est de pouvoir suivre la capacité en continu et ce, à deux niveaux : 

  1. Individuel 
  2. Équipe/ Secteur 

Capacité individuelle : Nous devons évaluer tous les éléments qui viennent « gruger » de la capacité :  

  • Tâches pour répondre aux besoins opérationnels  
  • Contribution à différents projets  
  • Participation à différentes rencontres 
  • Participation à de la formation 
  • Etc.  

Si la demande de capacité excède 40% de la capacité normale d’une ressource pour une période prolongée, celle-ci est à risque. Nous devons réajuster le tir. 

Capacité de l’équipe/ d’un secteur : Les enjeux de capacité sectoriels sont souvent négligés. Un secteur donné peut avoir moins de capacité disponible à des périodes précises dans l’année. Il pourrait être judicieux d’éviter de déployer des changements importants dans une direction Finances à la fin d’un exercice financier. On doit donc s’assurer d’en tenir compte pour éviter les conséquences énoncées précédemment.  

Un piège à éviter dans la gestion de la capacité : Laisser un échéancier dicter la capacité de l’organisation !  

Il existe différentes pistes à explorer pour se dégager de la capacité : 

  • Repousser le déploiement d’une solution même si elle est prête à être déployée 
  • Embaucher des ressources temporaires 
  • Faire appel à nos retraités pour venir prêter main forte  
  • Mettre de côté des activités non essentielles temporairement  

Je vous propose 6 sources où puiser pour libérer de la capacité et ainsi mieux intégrer les changements

 

En gérant mieux notre capacité à livrer et à intégrer, nous augmentons grandement nos chances de réussir nos transformations … passons le mot ! 

Natalie Hubert

Directrice et conseillère senior
Aplus

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