La multiplication des changements amène les organisations à revoir les façons de faire. Certaines se tournent vers la décentralisation de leurs pratiques en gestion du changement.

Qu’entend-on par décentraliser la gestion du changement ?

Nos transformations se déploient par une série de projets et de changements. Et nous savons que si l’on veut que ces projets soient un succès, il faut bien gérer le volet humain de ces changements : l’adhésion des personnes aux changements proposés fera la différence entre une transformation réussie ou non. Plusieurs organisations n’ont pas le luxe de pouvoir offrir un accompagnement soutenu par des experts en gestion du changement sur chacun de leurs projets.

Décentraliser veut donc dire amener d’autres intervenants clés dans l’organisation à s’approprier ce rôle et ces responsabilités au lieu d’avoir une seule équipe et quelques ressources) qui s’en préoccupent.

Dans un blogue précédent, je vous proposais 5 façons d’intégrer la gestion du changement à vos projets. Aujourd’hui, poussons la réflexion en regardant quelques pistes pour décentraliser la gestion du changement et assurer le volet humain de votre transformation.

Qualifier l’impact de chacun des projets sur l’organisation

Tout d’abord, il faut qualifier l’impact de vos projets/initiatives sur votre organisation et assigner les personnes qui en seront responsables.

• À l’aide de quelques indicateurs (voir image) d’abord préciser si l’impact organisationnel est faible, modéré ou majeur.
• En fonction du niveau d’impact organisationnel, déterminer qui seront les ressources les plus appropriées pour prendre en charge et mettre en œuvre les mesures pour atténuer ces impacts. On peut penser que pour des projets plus simples, le gestionnaire ou le chef de projet responsable de livrer le projet pourraient s’approprier ces responsabilités s’ils ont les bons outils, la bonne formation et le bon accompagnement. Réservez vos ressources expertes aux projets à impact modéré/majeur.

Simplifier le coffre à outils

Les équipes de gestion du changement ont souvent une méthodologie et un vaste coffre à outils pour bien encadrer des projets plus complexes. Pour s’assurer d’une appropriation des outils par des ressources qui ne sont pas forcément expertes, il s’agira de simplifier le coffre à outils pour n’en conserver que quelques-uns. Consolider quatre ou cinq outils dans un même chiffrier Excel sera beaucoup moins intimidant et permettra aux ressources de bien encadrer leur changement. Chez certains de nos clients, nous nous sommes limités à quatre outils :

• Le récit du changement (pour bien identifier le pourquoi),
• L’analyse des parties prenantes (le qui),
• L’analyse d’impacts (le quoi),
• Le plan des activités (le comment et le quand). 

Offrir de la formation en gestion du changement

Maintenant que vous avez déterminé qui devrait s’assurer de la gestion du changement et comment ils devront s’y prendre (avec la méthodologie et les outils simplifiés), il faut s’assurer qu’ils ont les compétences pour pouvoir exécuter ce que l’on s’attend d’eux. La formation que vous leur offrirez devrait porter sur l’appropriation des outils qu’ils vont utiliser mais également sur les comportements et les bonnes pratiques de leadership du changement.

Pour avoir plus de succès avec cette formation, l’expérience nous a démontré que le « timing » et le « casting » sont des éléments clés. Une formule gagnante est de former toute une équipe de projet (ou du moins ceux qui ont un rôle ou une influence dans la gestion du changement) au début du projet. De cette manière ils pourront rapidement faire le lien entre les concepts enseignés et la réalité de leur projet.

Offrir du soutien aux ressources

La formation servira à jeter les bases. Cependant, les ressources projets auront besoin d’appui au quotidien pour continuer de s’approprier la méthode, les outils et les meilleures pratiques. Ils rencontreront des défis et auront besoin de l’avis de gens expérimentés. Voici donc trois types de soutien qui peuvent être offerts :  

1. Communauté de pratique en gestion du changement

Créez un forum où toutes les ressources qui jouent un rôle actif en gestion du changement pourront venir partager sur leurs expériences. Ce type de forum présente une opportunité pour les gens d’apprendre des autres et de se co-développer dans l’action. 

2. Champions du changement

Identifiez des champions du changement dans les unités qui seront directement touchées par les changements. Ceux-ci seront les mieux placés pour comprendre les impacts des changements sur leurs équipes et agir comme ambassadeurs pour bien préparer leurs unités.      

3. Prévoir du coaching post-formation

Utilisez vos experts et vos champions pour offrir du coaching individuel aux ressources qui en ont le plus de besoin.

Engager la haute direction

Pour que cette décentralisation soit un succès, les dirigeants et gestionnaires doivent soutenir ces efforts, renforcer l’importance de la gestion du changement, reconnaître et célébrer les bons coups. Les dernières années nous ont démontré que nous devons être de plus en plus habiles à gérer les changements. Ces quelques astuces peuvent vous aider à y arriver.

Et vous, quelles sont vos histoires à succès qui ont permis à vos organisations de développer leurs compétences organisationnelles autour d’une gestion du changement plus agile ?

Joel Martimbeault

Directeur et conseiller senior
Aplus