Le comité de direction d’une compagnie manufacturière se réunissait pour revoir l’ensemble des projets à réaliser pour l’année qui venait. Tous les projets étaient importants et tous devaient être réalisés dans des délais serrés avec les ressources en place. Comment réussir alors à prioriser tous ces projets ?

Cesser de vouloir tout faire 

Il suffisait pourtant de regarder l’ensemble des projets sur la table vs la capacité disponible des ressources et les délais souhaités pour réaliser que le tout ne tenait pas la route. Pourtant, ils n’arrivaient pas à trancher. Mais à vouloir tout faire, on risquait de ne rien faire aboutir et d’épuiser les gestionnaires et les employés impliqués. 

Poser les bonnes questions pour bien prioriser

C’est alors que je leur ai posé la question suivante : Si vous aviez à choisir UN seul projet à compléter l’an prochain, quel serait-il ? 

Une question toute simple qui a amené le comité de gestion à prendre un pas de recul et à se regarder d’un air entendu. La réponse est venue rapidement : Déménager l’usine X. 

J’ai ensuite demandé : Pour quelle date pouvez-vous vous commettre à compléter ce déménagement ? 

La question a suscité de bonnes discussions mais finalement tous ont convenu que novembre de l’année suivante était réaliste. 

Je leur ai alors posé les deux questions suivantes :

• Quelles sont les conditions requises pour que vous réussissiez ce déménagement dans ce délai ?
• Êtes-vous vraiment TOUS commis à rencontrer cette date ? 

Là encore, la réponse n’a pas tardé : il faut en faire LA priorité et mettre de côté les projets qui peuvent attendre. Ce qu’ils ont fait. La suite n’a pas été facile pour autant mais ils ont ainsi mieux canalisé leurs énergies et ont ainsi pu réaliser leur projet même s’il a fallu revoir le délai en cours de route. 

Faire atterrir le 747 

Ce qui me rappelle une analogie utilisée par un directeur général d’une organisation qui venait lui aussi de déterminer LE projet prioritaire de l’année à venir : « Il y a un 747 qui s’apprête à atterrir sur la piste et il faut tasser les petits avions pour lui faire place. » 

Quel est votre 747 pour l’année 2023 ? Est-ce clair pour les membres de votre comité de direction ? De votre organisation ? Plus cette priorité sera claire et partagée, plus il sera facile de dire les trois lettres magiques si importantes au moment de prioriser ses projets : NON. Savoir dire non ou retarder ou réduire tous ces beaux projets importants mais qui, mal coordonnés, dilapident les ressources de l’organisation dans tous les sens. 

C’est vrai qu’il n’y a pas toujours un projet qui se dégage clairement de tous les autres. Avec un autre client qui devait établir les projets prioritaires-prioritaires parmi les quelque 60 projets qu’ils avaient dans leur carnet, j’ai simplement demandé : Quels sont les projets « Do or Die » qu’il vous faut réaliser l’an prochain ? Une expression anglaise pour distinguer les projets qui ne sont pas optionnels, qu’il faut à tout prix compléter pour des raisons légales, financières ou clients. Dans leur cas, cette question, assortie de solides critères de sélection, les a amenés à placer 13 projets en haut de la liste. Ils devenaient alors clairs pour tous que les ressources devaient d’abord être libérées pour ces projets avant tout autre. L’année suivante ils ont réduit cette liste en identifiant leurs 5 projets étoiles. 

Je vous laisse sur cette phrase bien connue qui mérite ici d’être répétée :

« Je suis aussi fier des choses que nous n’avons pas réalisées que de celles que nous avons réalisées. Innover c’est dire « non » à 1 000 choses. Il faut savoir choisir avec beaucoup d’attention. » 

Steve Jobs

Bonne priorisation. Tous vos gens vous en seront reconnaissants. Et en ces temps de rareté des ressources, c’est un point important à considérer… 

Marcel Auclair
Cofondateur, vice-président et conseiller stratégique
Aplus