Collaboration efficace. Deux mots tout simples. Mais ils représentent tout un défi à mettre en place. Car s’il y a beaucoup de collaboration dans les organisations, elle s’avère souvent loin d’être efficace. Elle peut au contraire être source de frustrations, démobilisation et épuisement lorsque mal utilisée. Trop de comités, de meetings et d’interactions qui ne donnent pas de résultats.

Dans un contexte de pénurie de main d’œuvre et de pressions plus élevées que jamais d’être rapides à changer et d’être plus productifs, bien gérer la collaboration offre un levier puissant pour améliorer la performance et contribuer à la rétention.

Et collaboration ne signifie pas simplement regrouper des employés autour d’un projet important. Une étude réalisée par le Harvard Business Review conclut que « Des questions et quelques règles ayant pour objectif de promouvoir l’autonomie et la coopération et tirer parti des initiatives des employés peut être plus efficace que le contrôle exercé par le haut afin d’aligner le comportement collectif. »

D’autres études ont démontré que l’employé type consacre environ 2,5h par jour à rechercher de l’information parce qu’elle est inaccessible ou périmée en raison d’une gestion par silos. Parlant de silos, une étude de McKinsey rapporte que 61% des exécutifs cite les silos et le manque de collaboration inter-secteur comme l’un des principaux obstacles à la vitesse des organisations. Une analyse de HBR révèle que le temps consacré aux courriels, textos, téléphone et vidéoconférence a augmenté de 50% dans la dernière décennie et représente 85% de la semaine type de travail.

Une collaboration efficace c’est faire en sorte que tous ces moments où les gens se réunissent où échangent pour collaborer contribuent directement à prendre des décisions, résoudre des problèmes, innover ou coordonner les efforts. Le tout dans un climat qui met tous et chacun à contribution. Est-ce bien le cas dans votre équipe ou organisation ?

Créer une culture de collaboration

La clé pour les leaders réside ici à créer une culture et des conditions qui encouragent les employés à collaborer. Mon expérience démontre que la majorité sont prêts à collaborer lorsque ces conditions sont réunies.

Mais quelles sont ces conditions ? En voici cinq qui font toute la différence :

1. Exercer un leader collaboratif axé davantage sur l’écoute et les questions pour inviter chacun à participer.
2. Créer un climat de sécurité psychologique où chacun se sent à l’aise de s’exprimer, que ce soit pour proposer une idée, soulever un problème, admettre une erreur ou aller à contre-courant de ce que le groupe pense.
3. Clarifier les objectifs ainsi que les rôles et responsabilités afin que tous avancent dans la même direction de façon efficace.
4. Revoir les priorités des ressources invitées à collaborer afin que celles-ci puissent y consacrer le temps requis et éviter une surcharge.
5. Établir des normes de groupe qui clarifient ce que chacun attend des autres en termes de comportements et attitudes nécessaires à une collaboration efficace.

Dans quelle mesure avez-vous réuni ces conditions dans votre équipe ou vos initiatives multi-secteurs ? Quelles actions pouvez-vous mettre en place pour renforcer ces conditions ?

Est-ce possible également que réunir toutes conditions contribuent directement au niveau d’engagement des employés et à leur rétention?

Bonne réflexion et bonne collaboration efficace.

Marcel Auclair
Cofondateur, vice-président et conseiller stratégique
Aplus